Bentuk surat yang banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari diantaranya adalah surat resmi atau surat dinas dan surat pribadi. Masing-masing surat ini mempunyai aturan penulisan yang berbeda. Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh sebab itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.
Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/ instansi/ perusahaan, lamaran pekerjaan, surat permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya
Surat pribadi adalah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima). Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahulua, isi, dan penutup surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan. Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain.
Menulis surat resmi berbeda dengan menulis surat pribadi. Dalam surat resmi ada beberapa ketentuan yang harus diikuti. Selain itu, dari segi penggunaan bahasa surat resmi menggunakan bahasa baku dan efektif.
Berkaitan dengan benar atau salahnya penulisan surat tentunya kita akan merujuk pada panduan tata bahasa Indonesia yang baku. Jadi dalam hal ini kita akan menggunakan tata bahasa baku tersebut sebagai panduan dalam menentukan salah tidaknya penulisan. Salah satu kesalahan umum yang biasa dilakukan adalah penggunaan kata sapaan yang berlebihan atau pengulangan kata yang tidak perlu. Berikut ini beberapa kesalahan dalam penulisan surat resmi dan perbaikannya.
Salah
- BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN MALANG
- Jalan B. Sempor
Nomor 28, Malang
65151, Telepon (0341) 776345, 725511 - Penanggalan surat
• 4 Juni ‘15
• 4-6-2015 - Hal surat
(1) Hal: Permohonan penceramah.
(2) Hal: Permohonan Penceramah
(3) Hal: PERMOHONAN PENCERAMAH
(4) Hal: Permohonan penceramah - Lampiran surat
(1) Lampiran: 1 eksemplar
(2) Lamp: Satu eksemplar. - Alamat tujuan
(1) Yth. Bapak Dr. Tono
Jl. B. Sempor 1
Malang
(2) Yth. Bapak Direktur
Jenderal Pajak
Jalan Bintaro Utama
Sektor V, Bintaro
Jaya
Tangerang Selatan - Isi surat
Kami segera memberitahu Saudara, jika ada perubahan jadwal. - Penutup surat
(1) Direktur Jenderal, (Sasmita)
(2) a/n Direktur Jenderal
DIAN PUTRI
Alasan
- Alamat tidak boleh disingkat. Singkatan nama orang yang digunakan sebagai nama jalan diperbolehkan untuk kepala surat, misal M.T. Haryono.
- Penggunaan tanda titik pada akhir penanggalan, pemakaian singkatan, penggunaan angka
untuk bulan, dan penggunaan nama kota tidak diperkenankan. - Kata hal tidak perlu menggunakan titik.
- Tidak ditulis angka tidak diakhiri titik. kata lampiran yang disingkat. memerlukan titik.
- Sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, Sapaan hanya dipergunakan untuk mengiringi nama orang yang tidak diawali dengan gelar.
- Kesalahan penggunaan tanda koma (,)
- Penulisan nama pejabat penanda tangan surat seharusnya ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa ada tanda lainnya, baik berupa garis bawah maupun tanda kurung
Perbaikan
- BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN MALANG
- Jalan Bendungan
Sempor Nomor
28, Malang 65151,
Telepon (0341) 776345, 725511 - 4 Juni 2015
- Hal: Permohonan penceramah
- Perbaikan
(1) Lampiran: Satu eksemplar
(2) Lamp.: Satu eksemplar - (1) Yth. Dr. Tono
Jalan Bendungan
Sempor 1 Malang
(2) Yth. Direktur
Jenderal Pajak
Jalan Bintaro Utama
Sektor V, Bintaro
Jaya
Tangerang Selatan - Kami segera memberitahu Saudara jika ada perubahan jadwal.
- 1) Direktur Jenderal, Sasmita
(2) a.n. Direktur Jenderal,
Dian Putri
Penggunaan Kata Baku dan Tidak Baku
Kata Baku adalah kata yang digunakan sesuai dengan aturan kaidah bahasa Indonesia yang telah ditentukan dan kata tidak baku berarti sebaliknya. Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, Kata Baku digunakan dalam kalimat resmi baik lisan maupun tertulis dengan pengungkapan gagasan secara tepat. Kata Tidak Baku adalah kata yang digunakan tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang ditentukan. Kata tidak baku sering kita gunakan dalam bahasa percakapan sehari-hari, atau bahasa tutur. Berikut ini beberapa kata baku dan tidak baku.
Kata tidak Baku
- enggak, nggak
- merubah
- handal
- atlit
- kost
- nomer
- dibikin
- beli
- bilang
- mempengaruhi
- resiko
Kata Baku
- tidak
- mengubah
- andal
- atlet
- indekos
- dibuat
- membeli
- mengatakan/ berkata
- memengaruhi
- risiko
- nomor
