Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.. Inilah arti surat secara umum atau yang biasanya masyarakat tahu. Menurut Pusat Pembinaan Dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi. Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat niaga. Namun dalam tulisan ini hanya dibahas mengenai surat pribadi dan surat resmi saja.
Ciri Penggunaan Bahasa pada Surat Pribadi
- Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emotif dan ekspresif )
- Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun
- Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat
- Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap)
- Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima.
Ciri penggunaan Bahasa pada Surat Dinas
- Pilihan kata sapaan bersifat formal
- Bahasa ragam baku
1. Menelaah Struktur Surat Pribadi dan Surat Dinas
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah jenis tulisan yang berisi keperluan pribadi antara satu orang dengan orang yang lain. Surat pribadi memiliki beberapa bagian, yaitu tanggal surat, salam pembuka, isi, penutup, dan nama pengirim surat beserta tanda tangan. Perhatikan gambar di bawah ini.
Malang, 29 November 2015 ( 1) Alamat dan tanggal surat
Salam kangen. (2) Salam pembuka
Apa kabar, Aim? (3) Kalimat pembuka paragraf
Aim, setelah kamu pindah ke Samarinda, (4) Isi surat
kami dengar kamu bersekolah di sekolah
bertaraf internasional. Bagaimana rasanya
sekolah di sana? Liburan semester ini aku
dan keluarga berencana berkunjung ke
rumah pamanku di Samarinda. Aku akan
sangat senang jika dapat bertemu denganmu.
Kirimkan alamatmu kepadaku ya.
Sekian dulu, semoga kamu dapat (5) Penutup surat
membalas surat ini. Aku tunggu balasanmu.
Sahabatmu, (6) Salam akhir
Giati (7) Nama dan tanda tangan
Berdasarkan surat pribadi di atas, ada beberapa bagian yang menjadi unsur pembangun surat pribadi, yaitu (1) alamat dan tanggal surat, (2) salam pembuka, (3) kalimat pembuka paragraf, (4) isi surat, (5) penutup surat, (6) salam akhir, dan (7) nama dan tanda tangan.
b. Surat Resmi
Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Pada dasarnya struktur surat dinas tidak jauh berbeda dengan surat pribadi. Perhatikan gambar berikut.
PANITIA PERSAMI KLUB SAINS BIOLOGI (1) Kepala surat (diisi dengan nama lembaga)
OSIS SMP BUDI LUHUR
JAKARTA PUSAT
No. : 05/K/PKSB 9 Mei 2015 (2) Nomor dan tanggal Jumlah lampiran Berisi inti Lamp.: Satu berkas atau tujuan surat
Perihal: Permohonan Izin
Yth. Kepala Kwarcab Jakarta Pusat (3) Alamat
di Jakarta
Dengan hormat, (4) Salam pembuka
Dalam upaya untuk lebih mengenal kawasan (5)Paragraf pembuka
lingkungan pantai dan membantu kegiatan pelestarian
lingkungan, Klub Sains Biologi OSIS SMP Mutiara I
bermaksud mengadakan kegiatan perkemahan Sabtu
dan Minggu di kawasan pantai Marunda pada tanggal
4-5 Juni 2015.
Kegiatan utama “persami” adalah pencatatan dan (6) Inti surat
pendokumentasian tumbuhan dan hewan yang hidup di
kawasan tersebut secara terbatas. Untuk itu kami mohon
bantuan Bapak untuk dapat meminjamkan 3 (tiga) tenda
besar kepada kami. Kami mematuhi semua persyaratan
yang ditentukan pihak Kwarcab dalam hal peminjaman
tenda. Sebagai bahan pertimbangan kami lampirkan
proposal kegiatan.
Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini, (7)Paragraf penutup
kami mengucapkan banyak terima kasih.
Mengetahui, Hormat kami, (8)Salam penutup
Kepala Sekolah Ketua Panitia
Ttd Ttd (9)Mengetahui kepsek dapat dicantumkan untuk memperkuat
Drs. Waras Sofia Nazila
2. Membandingkan unsur surat pribadi dan Surat Dinas
Bandingkan unsur pada surat dinas dan surat pribadi dengan mengisi tabel berikut!
Unsur Surat Pribadi Surat Dinas
Kepala/kop surat x √
Mencantumkan nomor surat x √
Salam pembuka dan salam penutup √ x
Mencantumkan Nomor Induk Pegawai x √
Tidak terdapat tembusan √ x
Bahasa yang digunakan formal x √
Pengirim dan Penerima berupa instansi x √
Persamaan surat dinas dan surat pribadi
- Memiliki sistematika surat
- Terdapat tanggal surat dan alamat yang dituju
- Ada alinea pembuka, isi, dan penutup
- Ada yang menandatangani atau yang bertanggung jawab
3. Menelaah Pasangan Unsur dan Alasan Penulisan
Memasangkan Unsur Surat Pribadi dan Alasan
Unsur Surat Pribadi
- Alamat dan tanggal surat, alasan ; Agar pembaca tahu dimana dan kapan penulis menulis surat
- Salam pembuka, alasan ; Menyapa pembaca surat
- Kalimat pembuka paragraf, alasan ; Sebagai pengantar isi surat yang mengajak pembaca untuk memperhatikan pokok surat.
- Isi surat, alasan ; Pokok informasi yang ingin disampaikan kepada pembaca surat
- Penutup surat, alasan ; Untuk mengakhiri informasi yang disampaikan dalam surat.
- Salam penutup, alasan ; Untuk menutup pembicaraan dalam surat
- Salam penutup, alasan ; Untuk menutup pembicaraan dalam surat
- Nama dan tanda tangan, alasan ; Supaya sang pembaca mengetahui siapa penulisnya
Memasangkan Unsur Surat Dinas dan Alasan
Unsur Surat Dinas
- Tempat dan tanggal surat, alasan ; Agar pembaca tahu dimana dan kapan penulis menulis surat
- Salam pembuka, alasan ; Menyapa pembaca surat
- Kalimat pembuka paragraf, alasan ; Sebagai pengantar isi surat yang mengajak pembaca untuk memperhatikan pokok surat.
- Isi surat, alasan ; Pokok informasi yang ingin disampaikan kepada pembaca surat
- Penutup surat, alasan ; Untuk mengakhiri informasi yang disampaikan dalam surat.
- Salam penutup, alasan ; Untuk menutup pembicaraan dalam surat
- Nama dan tanda tangan, alasan ; Supaya sang pembaca mengetahui siapa penulisnya
4. Menelaah Bahasa Surat Pribadi dalam Berbagai Tujuan
Surat memiliki berbagai tujuan. Tiap tujuan yang berbeda memerlukan kosakata yang berbeda.
a. Mengundang
Surat dengan tujuan mengundang memiliki beberapa ciri khas pada ungkapan yang digunakan untuk mengundang. Ungkapan mengundang dapat berupa
- ‘…kamu bisa tinggal…’.
- ‘Bagaimana kalau kamu tinggal….’ atau ‘Saya pikir lebih baik jika kamu ….’ .
- ‘Jika ada kesempatan, singgahlah….’
- ‘Kami sangat berharap kamu bisa datang….’
- ‘Kami sekeluarga mengundang Bapak/Ibu/Om/Tante untuk datang….’
- ‘Kami sangat mengharapkan kedatangan Bapak/Ibu/Om/Tante….’
- ‘Besar harapan kami Bapak/Ibu/Om/Tante dapat datang ke….’
b. Memohon dan Meminta Penjelasan
Beberapa ungkapan yang khas untuk mengajukan permohonan dan permintaan antara lain sebagai berikut.
- Kalau memungkinkan dan tidak keberatan saya ingin menginap di rumahmu, empat hari saja.
- Selain itu, saya juga ingin kamu menemaniku ke Museum Transportasi.
Menelaah Bahasa dalam Surat Pribadi
Surat pribadi memiliki ciri kebahasaan yang khas untuk mengungkapkan maksud penulis. Daftarlah kata-kata yang mungkin digunakan untuk mengungkapkan salam dalam surat pribadi!
Salam
Salam semangat pelajar!, Salam kangen, Penerima salam; Teman sebaya
Salam sayang untuk Bunda, Penerima salam; Orang tua/Ibu
Apa kabar, Naila!, Penerima salam; Adik atau teman yang lebih muda
Halo, Kak Alfa!, Penerima salam; Kakak
Assalamualaikum nek…, Penerima salam; Orang yang lebih tua (nenek atau kakek).
Kepada Pak Slamet, Penerima salam; Guru
Guru Terbaikku, Penerima salam; Guru
Kesimpulan :
Salam pembuka adalah sapaan seseorang sebelum menulis surat. Pada dasarnya salam pembuka pada surat pribadi tidak dapat ditentukan karena surat pribadi tidak bersifat formal atau resmi, jadi pembukaan bisa ditulis tergantung siapa orang yang akan kita tuju.
Daftarlah kata-kata yang mungkin digunakan untuk menutup surat yang sesuai dengan penerima surat!
Penutup Surat
Sekian dulu, kutunggu balasanmu. Penerima Surat ; Teman sebaya
Terima kasih sudah mengizinkan Gia mengikuti pelatihan ini. Gia akan segera pulang. Penerima Surat ;
Sekian dulu, pikirkan ya, tawaran saya ini. Saya tunggu jawabanmu secepatnya. Penerima Surat ; Adik atau teman yang lebih muda
Sekian dulu surat dariku kak, semoga kakak tidak marah dengan isi suratku ini. Penerima Surat ; Kakak
Sampai di sini dulu ya nek surat dari saya. Penerima Surat ; Orang yang lebih tua (nenek atau kakek)
Daftarlah kata-kata yang digunakan untuk salam akhir sesuai dengan penerima surat!
Salam Akhir
Sepupu dan sahabatmu, Penerima Surat ; Teman sebaya
Buah hati Bunda, Penerima Surat ; Orang tua/Ibu
Kakakmu, Afgan Penerima Surat ; Adik atau teman yang lebih muda
Adikmu tersayang, Penerima Surat ; Kakak
Wassalamualaikum wr wb, nek Penerima Surat ; Orang yang lebih tua (nenek atau kakek).
Hormat saya, Penerima Surat ; Guru
