Standard Operating Procedure (SOP) atau Prosedur operasi standar, adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
Jenis-jenis Prosedur operasi standar dalam administrasi perkantoran:
Pos Teknis
Prosedur Operasi Standar teknis yaitu POS yang rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan teliti sehingga tidak ada kemungkinan kemungkinan lain. Prosedur Operasi Standar teknis dapat digunakan antara lain pada pembinaan narapidana, pembimbingan klien pemasyarakatan, perawatan tahanan, pelayanan keimigrasian, pelayanan jasa hukum.
Dalam administrasi pemerintahan Prosedur Operasi Standar teknis dapat digunakan antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana, kearsipan, pemeriksaan keuangan, korespondensi, pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian.
Pos Administratif
Operasi Standar administratif yaitu POS yang diperuntukkan bagi jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, Prosedur Operasi Standar administrative dapat digunakan untuk proses perencanaan, penganggaran atau secara garis besar proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
Sedangkan dalam lingkup mikro, Prosedur Operasi Standar administratif disusun untuk proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari level unit organisasi paling kecil sampai pada organisasi menyeluruh dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:
- Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
- Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
- Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Macam-macam Simpol SOP
Flow Direction Symbol: Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut juga connecting line.
Terminator Symbol: Simbl untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan.
Connector Symbol: Simbol untuk keluar – masuk atau menyambungkan proses dalam lembar/halaman yang sama.
Connector Symbol: Simbol untuk keluar – masuk atau menyambungkan proses pada lembar/halaman yang berbeda.
Processing Symbol: Simbol yang menunjukan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
Symbol Manual Operation: Simbol yang menunjukan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer.
Symbol Decision: Simbol pemelihan proses berdasarkan kondisi yang ada.
Symbol Input-Output: Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.
Symbol Manual Input: Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard.
Symbol Preparation: Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam stronge.
Symbol Predefine Proses: Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program)/prosedure.
Symbol Display: Simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya.
Symbol Disk and On-line Stronge: Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk.
Symbol Magnetik Tape Unik: Simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke pita magnetik.
Symbol Punch Card: Simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
Symbol Dokumen: Simbol yang menyatakan input berasal dari dokmen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.
